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Kann eine künstliche Intelligenz die Zettelwirtschaft im Büro beseitigen?

Dieser Frage gingen Michael Uhlmann und Sofie Grundmann vom Zukunftszentrum Sachsen gemeinsam mit ihren Gästen Enrico Aehnelt (e-dox GmbH), Silas Schubert (e-dox GmbH), Susann Löwel (IMK-engineering GmbH) und 29 virtuellen Teilnehmenden am 11. Mai auf den Grund.

Nachdem zu Beginn des einstündigen Online-Austausches darüber gesprochen wurde, was „künstliche Intelligenz“ eigentlich bedeutet und wo sie uns schon heute im Alltag begegnet, präsentierten Enrico Aehnelt und Silas Schubert von der e-dox GmbH aus Chemnitz eine kompakte Lösung für die Verarbeitung und Archivierung von Dokumenten. Anhand eines exemplarischen Rechnungseingangsprozesses zeigten sie live, wie künstliche Intelligenz aus einfachen Scans intelligente Dokument erzeugen kann. Während Rechnungen und andere postalische Dokumente auf analogem Weg oft eine Weile liegen bleiben, bis sie über mehrere Schritte weiterverarbeitet werden, wird dieser Prozess dank KI auf wenige Klicks reduziert. Dabei wird die eingehende Rechnung zunächst in einem zentralen Ordner digital abgespeichert. Auf diesen greift die KI zu, scannt die Rechnung und wandelt deren Werte in lesbare und verarbeitbare Daten um. Die erkannten Daten können wiederum automatisch weitere Prozesse auslösen, wie zum Beispiel eine automatische Weiterleitung an zuständige Stellen im Unternehmen oder eine direkte Archivierung des Dokuments. Der wohl offensichtlichste Vorteil dieser KI ist die Zeitersparnis bei der Dokumentenverarbeitung, welche sich letztendlich auch in finanziellen Einsparungen bemerkbar macht. Zudem ist die Lösung einfach in die Infra-Struktur eines Unternehmens integrierbar und sie kann schnell installiert und intuitiv bedient werden.

 

Nach einem ersten angeregten Austausch mit den virtuellen Teilnehmenden, berichtete Susann Löwel von der IMK-Engineering GmbH über ihre eigenen Erfahrungen mit der Zettelwirtschaft im Büro, welche das Unternehmen seit 2017 zu einem Wandel hin zum papierarmen Büro veranlasste. Zunächst wurde damit begonnen, den Datenaustausch zwischen dem Unternehmen und seinem Steuerberatungsbüro auf Basis einer Cloud-Lösung zu automatisieren. Später wurde auch das Rechnungswesen digitalisiert und automatisiert. Anfang 2022 folgte die Digitalisierung der Personaldaten, sodass inzwischen bspw. die Lohnzettel digital abrufbar sind. Auch die Urlaubsplanung und Zeiterfassung konnten in den virtuellen Raum übertragen werden. Als zentrale Vorteile dieser digitalen Lösung benannte Frau Löwel ebenfalls die enorme Zeitersparnis und die Vereinfachung von Prozessen. Dies wurde auch von den Mitarbeitenden der IMK-Engineering GmbH schnell erkannt, sodass der Einführungsprozess weitestgehend unproblematisch verlaufen ist.

 

Sowohl das Praxisbeispiel der e-dox GmbH, als auch die Beschreibung von Frau Löwel aus Anwenderinnen-Sicht machten deutlich, dass künstliche Intelligenz durchaus in der Lage sein kann, die Zettelwirtschaft im Büro zu minimieren und damit verbundene Prozesse zu vereinfachen. Resümierend konnten wir zudem festhalten, dass es hierbei auch nicht immer nur um „große Lösungen für große Unternehmen“ geht, sondern dass auch KMU in der Lage sind, einen schrittweisen digitalen Wandel zu vollziehen.

 

Wir bedanken uns bei unseren Gästen und Teilnehmenden für den spannenden Input und den angeregten Austausch. Für weiterführende Informationen zum Thema künstliche Intelligenz stehen Ihnen die Berater:innen des Zukunftszentrum Sachsen gern zur Verfügung.

Das Projekt „Regionales Zukunftszentrum Arbeit und Qualifizierung neu denken in Sachsen“ wird im Rahmen

des Programms „Zukunftszentren“ durch das Bundesministerium für Arbeit und Soziales und den Europäischen Sozialfonds gefördert.

Veranstaltungen

Jeden Dienstag von 11:45 Uhr bis 12:00 Uhr starten wir schwungvoll mit Ihnen in die Mittagspause. Tun Sie sich etwas Gutes! Egal ob allein oder mit Kolleg*innen. Egal ob mit oder ohne Kamera. Das Angebot ist kostenfrei. Probieren Sie es also einfach mal aus!
Zusammen mit der IHK Chemnitz und der AOK Plus haben wir eine tolle Workshopreihe vorbereitet.
Die aktuelle Arbeitswelt ist geprägt von demografischem Wandel, komplexen Anforderungen und schnellen Veränderungen. Um erfolgreich mit dieser Situation umgehen zu können, müssen sich besonders kleine und mittlere Unternehmen (KMU) neu aufstellen: Wo früher langfristige Planung möglich war, müssen heute schnell und flexibel komplexe Entscheidungen getroffen werden. Flexibilisierung der betrieblichen Abläufe und Kompetenzeinsätze ist notwendig, um genau damit erfolgreich umgehen zu können. Doch was ist überhaupt betriebliche Flexibilität? Wie hängt sie mit einer praktikablen Kompetenzentwicklung zusammen? Und wie kann dies durch Digitalisierung umgesetzt werden?

Wir bieten Forschung, Beratung und Qualifizierung in den Bereichen: