G+M VACUTHERM: Optimierung der Mitarbeiter- und Kundenkommunikation durch digitale Lösungen

Die G+M VACUTHERM Härterei und Oberflächentechnik GmbH ist ein Unternehmen mit rund 60 Beschäftigten. Herausforderungen: Kunden, Partner und Mitarbeitende erwarten eine schnelle, transparente und verlässliche Kommunikation über verschiedenste Kanäle, individuelle Angebote sowie eine zeitnahe Bearbeitung von Anfragen und internen Anliegen.

Übergeordnetes Ziel des INQA-Coachings war es, die Kunden- und Mitarbeiterkommunikation durch eine gezielte Optimierung bestehender Prozesse sowie durch die Integration geeigneter IT-Lösungen zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten die bestehenden Arbeitsabläufe und Datensilos  systematisch analysiert und Verbesserungspotenziale identifiziert werden.

Ein zentraler inhaltlicher Schwerpunkt lag auf der Identifikation von Potenzialen zur Workflow-Optimierung durch den Einsatz des IT-Systems Jira. Dieses System war im Unternehmen bereits vorhanden, wurde jedoch bislang nicht beziehungsweise nur in geringem Umfang genutzt. Ziel des Coachings war es daher nicht die Einführung neuer Software, sondern die sinnvolle, strukturierte Nutzung eines bestehenden digitalen Werkzeugs, um bestehende Prozesse zu optimieren – und die interne und externe Kommunikation Mitarbeiternden, Kunden und Partnern zu verbessern.

• Analyse des Ist-Zustands der bestehenden Prozesse sowie der eingesetzten Kommunikations- und Informationstechnik im Unternehmen, mit Schwerpunkt auf den Bereichen Akquise, Technologie, Kundenkommunikation und Einkauf
  → Ziel: schnellere, effizientere und nachvollziehbare Kommunikation – intern wie extern
• Identifikation von Schwachstellen in Prozessen und eingesetzten Kommunikationstechnologien, insbesondere im Hinblick auf Medienbrüche, Schnittstellenprobleme und fehlende Transparenz
• Optimierung bestehender Abläufe durch digitale Lösungen, einschließlich der systematischen Prüfung, in welchen Prozessbereichen das bereits vorhandene, bislang wenig genutzte System Jira sinnvoll und wirkungsvoll eingesetzt werden kann

Letztes slideNext slide

Bildnachweise: @G+M VACUTHERM Härterei und Oberflächentechnik GmbH

Analyse der Prozesse und Potenzialermittlung digitaler Unterstützung

In der ersten Arbeitsphase des INQA-Coachings wurden die relevanten internen Prozesse in den Bereichen Akquise, Technologie, Kundenkommunikation und Einkauf systematisch dokumentiert und analysiert. Auf dieser Basis wurde geprüft, welche Möglichkeiten das bereits vorhandene IT-System Jira zur Optimierung der Auftragsbearbeitung und der allgemeinen Arbeitsorganisation bietet, etwa durch den Einsatz eines Ticketsystems oder Confluence.

Letztes slideNext slide

Bildnachweise: @G+M VACUTHERM Härterei und Oberflächentechnik GmbH

Konkretisierung der Optimierungsansätze und Prozessgestaltung

Aufbauend auf den Ergebnissen der ersten Arbeitsphase wurden in Arbeitsphase 2 konkrete Prozessschritte identifiziert, die sich durch den gezielten Einsatz von Jira optimieren lassen. Ein zentraler Bestandteil dieser Phase war die systematische Einbindung der Mitarbeitenden: Ihre Ideen, Wünsche und Verbesserungsvorschläge zu bestehenden Arbeitsprozessen wurden ebenso erfasst wie wahrgenommene Herausforderungen und Hemmnisse im Arbeitsalltag.

Auf dieser Grundlage wurde eine erweiterte Prozesskette entwickelt, die aufzeigt, wie bestehende Abläufe durch den Einsatz von Jira künftig strukturierter, transparenter und effizienter gestaltet werden können. Ergebnis der Arbeitsphase war eine belastbare Einschätzung des konkreten Nutzens, den das Unternehmen durch den Einsatz von Jira in ausgewählten Prozessen erzielen kann. Diese Einschätzung bildete die inhaltliche Grundlage für die dritte Arbeitsphase des INQA-Coachings.

Bewertung, Entscheidungsfindung und Planung der Umsetzung

In der dritten Arbeitsphase wurde die entwickelte erweiterte Prozesskette der Geschäftsführung vorgestellt und einem Soll-Ist-Vergleich unterzogen. Dabei wurden die aktuell gelebten Prozesse den künftig optimierten Abläufen gegenübergestellt, die durch den Einsatz von Jira unterstützt werden können.

Auf dieser Grundlage erfolgten eine gemeinsame Diskussion, die Berücksichtigung relevanter organisatorischer und technischer Rahmenbedingungen sowie eine fundierte Bewertung der vorgeschlagenen Prozessanpassungen. Anschließend wurde festgelegt, in welchen konkreten Prozessen Jira künftig integriert werden soll.

Ergänzend wurde geprüft, welche Schnittstellen, Anpassungen oder Weiterentwicklungen für die Umsetzung der neuen Prozessstrukturen erforderlich sind. Den Abschluss der Arbeitsphase bildete die Erstellung eines Projektzeitplans, der das weitere Vorgehen und die nächsten Schritte zur Umsetzung definiert.

Auf Grundlage der im INQA-Coaching erarbeiteten Ergebnisse hat sich das Unternehmen vorgenommen, die begonnene Prozessoptimierung durch Digitalisierung konsequent weiterzuführen. Perspektivisch soll die Nutzung von Jira weiter verbessert und schrittweise ausgebaut werden, um zusätzliche Potenziale in der Arbeitsorganisation und der prozessübergreifenden Zusammenarbeit zu erschließen.

Darüber hinaus ist geplant, die Anbindung von Jira an das bestehende ERP-System weiterzuentwickeln, um Prozesse noch stärker zu integrieren, Medienbrüche zu reduzieren und den Informationsfluss nachhaltig zu verbessern. Ziel ist es, die im Coaching angestoßenen Veränderungen langfristig zu verankern und die digitale Unterstützung zentraler Geschäftsprozesse kontinuierlich weiterzuentwickeln.

Das INQA-Coaching ist ein Förderprogramme für kleine und mittlere Unternehmen, das Organisationen auf ihrem Weg in eine moderne, digital gestützte Arbeitswelt begleitet. Im Mittelpunkt steht die gemeinsame Entwicklung passgenauer Lösungen zusammen mit den Mitarbeitenden – von der Personal- und Organisationsentwicklung über Digitalisierung bis hin zum Arbeitsplatz der Zukunft.

Gefördert werden 12 Tagewerke à 1.200 € – davon 80 % bezuschusst.
Das Unternehmen trägt lediglich 20 % der Kosten als Eigenanteil.

Themenschwerpunkte des INQA-Coachings sind:
1️⃣ Personalpolitik & Qualifizierung
2️⃣ Arbeitsorganisation & Produktionsmodell
3️⃣ Unternehmenskultur & Zusammenarbeit
4️⃣ Geschäftsmodelle & Innovation
5️⃣ Arbeitsplatz der Zukunft & Arbeitszeitgestaltung

Der Zugang ist unkompliziert. Regionale Erstberatungsstellen unterstützen Unternehmen vom Erstkontakt bis zur Antragstellung und begleiten sie durch den gesamten Prozess.

CHEMNITZ – ATB Chemnitz:
Ihr Ansprechpartner:
Prof. Michael Uhlmann
Tel. 0371 3695813
E-Mail: uhlmann@atb-chemnitz.de

DRESDEN – RKW Sachsen:
Ihr Ansprechpartner:
Alexander Voigt
Tel. 0170 2227764
E-Mail: voigt@rkw-sachsen.de

LEIPZIG – Arbeit und Leben:
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Jens Matthes
Tel. 0341 7100543 | E-Mail: matthes@arbeitundleben.eu

Weitere Informationen:
https://www.atb-chemnitz.de/projekte/inqa-coaching und www.inqa.de