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Onboarding auch in Corona-Zeiten effektiv gestalten

Onboarding – in Anlehnung an das Boarding, welches wir von Flug- oder Schiffsreisen kennen, beschreibt die systematische Einarbeitung und Integration neuer Mitarbeitenden in ein Unternehmen. Wie an Board eines Kreuzfahrtschiffes sollten neue Mitarbeitende nützliche Informationen erhalten und persönlich von neuen Kolleg*innen begrüßt werden. Genauso, wie wir vor Beginn einer Reise mit Hilfe der Reiseunterlagen auf diese vorbereitet werden, beginnt gutes Onboarding ebenfalls vor dem ersten Arbeitstag.

 

Lesedauer: ca. 3 Minuten

 

Arbeitgeber*innen oder die direkte Führungskraft halten bereits zuvor Kontakt. Sie informieren bspw. über wichtige Termine, wie Schulungen oder Firmenfeiern. Sie setzen aber auch die Kolleg*innen in Kenntnis und benennen vielleicht sogar einen Paten oder eine Patin für das neue Teammitglied. Am ersten Tag erfolgt dann der obligatorische Rundgang, aber auch die persönliche Begrüßung und Vorstellung der ersten Teammitglieder. Ein gemeinsames Frühstück oder Mittagessen sorgt meist für einen angenehmen Start für alle Beteiligten. Nach der ersten Woche, nach ein oder zwei Monaten sowie zum Ende der Probezeit sollten Gespräche mit der neuen Kollegin oder dem neuen Kollegen geführt werden. Es geht darum, seine/ihre Eindrücke zu erfahren, Fortbildungsmaßnahmen zu besprechen und regelmäßiges Feedback einzuholen und zu geben.

Schön und gut, aber wie funktioniert das nun während einer Pandemie, wenn persönlicher Kontakt nur eingeschränkt möglich ist – von gemeinsamen Mittagessen ganz zu schweigen?

 

Der Onboardingprozess muss hier angepasst werden. Der persönliche Kontakt ist dabei nur schwer zu ersetzen. Wie kann die Einarbeitung dennoch gelingen? Durch gute Vorbereitung! Der Arbeitsvertrag ist unterschrieben und der erste Arbeitstag steht fest: Wie sonst auch, sollten Arbeitgeber*innen bzw. Führungskräfte das neue Teammitglied über wichtige und regelmäßige Termine informieren. Kalendereinladungen zu Arbeitsberatungen, Jour Fixe oder bewegten Pausen sollten bereits vor Arbeitsbeginn im E-Mail-Postfach der neuen Kollegin/des neuen Kollegen eingegangen sein. Alle anderen Beschäftigten sollten mind. eine Woche vor Arbeitsbeginn darüber informiert werden, dass sie Unterstützung bekommen und welche Aufgaben der neue Kollege/die neue Kollegin übernehmen soll. Besonders das Team, in welches der/die neue Mitarbeiter*in integriert werden soll, benötigt diese Informationen – besonders dann, wenn nicht alle regelmäßig in der Firma sind, oder gar vollständig von zuhause arbeiten. Die Teammitglieder können bereits zu Einzelgesprächen einladen und auch ein gemeinsames Teamgespräch finden. Auch in Pandemiezeiten ist dies machbar – MS-Teams, Zoom & Co machen es möglich. Hilfreich sind auch kurze Steckbriefe der Kolleg*innen. Wer ist für was zuständig? Wem spreche ich wann an? Wer ist mein Pate oder meine Patin?

 

Eine virtuelle Mittagspause in der Anfangszeit kann ebenfalls helfen, Nähe aufzubauen, genauso wie feste kurze Termine, die die Flurgespräche ersetzen. Sie dienen dazu, offene Fragen zu klären und das Kennenlernen zu fördern. Ein gemeinsames Teamevent, während (z.B. ein Online-Escape-Room) oder nach der Pandemie (z.B. ein gemeinsames Essen) stärkt meist die Bindung untereinander.

 

Ein ähnliches Vorgehen eignet sich auch für etablierte Teammitglieder, wenn diese z.B. aus langer Krankheit oder dem Mutterschutz zurückkommen. Oder wenn alle aufgrund von Corona über Monate voneinander getrennt waren. Das Arbeiten in Präsenz gemeinsam mit seinen Teamkolleg*innen, muss manchmal neu erlernt werden. Man muss sich schlichtweg wieder aneinander gewöhnen. Starten Sie mit einem gemeinsamem Frühstück oder Mittagessen. Verteilen Sie klar die Aufgaben. Womöglich haben sich in der Zeit der Trennung neue Kompetenzen, Fähigkeiten und Fertigkeiten ergeben, genauso wie Bedarfe, die eine Neuverteilung notwendig machen. Ebenso können sich Prozesse im Unternehmen verändert haben und benötigen einer Anpassung.

 

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