Mit dem Wasserfallplan baden gegangen?

Neue digitale Lösungen einführen, Abläufe verbessern oder ein Angebot für eine neue Zielgruppe entwickeln: Unternehmen bearbeiten zunehmend Aufgaben, bei denen zu Beginn noch nicht alle Anforderungen feststehen. Häufig sind mehrere Bereiche beteiligt, Rahmenbedingungen verändern sich auf dem Weg und erst im Austausch mit den späteren Anwender:innen zeigt sich, welche Lösung funktioniert.

Agiles Arbeiten kann dabei helfen, mit dieser Unsicherheit umzugehen. Es bedeutet nicht, ohne Plan zu arbeiten. Statt alle Schritte von Anfang an festzulegen, gibt ein gemeinsames Ziel die Richtung vor. Die konkrete Lösung wird anschließend schrittweise entwickelt, praktisch erprobt und auf Grundlage neuer Erkenntnisse angepasst.

Agile Teams übernehmen Verantwortung und organisieren viele Aufgaben selbst. Führung wird dadurch jedoch nicht überflüssig. Sie übernimmt vielmehr eine andere Funktion: Führungskräfte geben Orientierung, schaffen verlässliche Rahmenbedingungen und ermöglichen eigenverantwortliches Handeln. Sie geben Richtung und Rahmen vor – nicht jeden einzelnen Arbeitsschritt.

6 Impulse für den Führungsalltag

• Orientierung geben. Das Team benötigt ein gemeinsames Verständnis davon, welches Ziel erreicht werden soll, welchen Nutzen die Lösung haben soll und welche Prioritäten gelten. Gleichzeitig muss klar sein, innerhalb welcher Grenzen das Team selbst entscheiden kann.
• Unterschiedliche Perspektiven einbeziehen. Personen, die von einer Veränderung betroffen sind oder wichtiges Praxiswissen besitzen, sollten frühzeitig beteiligt werden. Das gilt insbesondere für zukünftige Anwender:innen einer neuen Lösung.
• Verantwortung teilen. Entscheidungen sollten möglichst dort getroffen werden, wo das notwendige Wissen vorhanden ist. Dafür brauchen Mitarbeitende nicht nur Verantwortung, sondern auch passende Entscheidungsspielräume, Zeit und Ressourcen.
• Feedback fest verankern. Nicht nur das Arbeitsergebnis, sondern auch die Zusammenarbeit sollte regelmäßig reflektiert werden. Kurze Feedbackschleifen helfen dabei, Probleme frühzeitig zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen.
• Lernen ermöglichen. Neue Lösungen entstehen selten im ersten Anlauf. Führungskräfte können einen Rahmen schaffen, in dem unfertige Ideen gezeigt, Versuche unternommen und Fehler als Lerngelegenheiten genutzt werden können.
• Methoden gezielt auswählen. Kanban-Boards, kurze Abstimmungen oder andere agile Werkzeuge können Transparenz und Zusammenarbeit verbessern. Sie sollten jedoch nur eingesetzt werden, wenn sie für die konkrete Aufgabe einen erkennbaren Nutzen bieten.

Eine Möglichkeit, agiles Arbeiten auf Teamebene praktisch umzusetzen, ist die Bildung eines agilen Labteams. Dafür kommen Mitarbeitende aus unterschiedlichen Bereichen für eine konkrete Aufgabe und einen begrenzten Zeitraum zusammen. Bei Bedarf können auch externe Wissensgebende einbezogen werden.

Die Teammitglieder bringen unterschiedliche Erfahrungen, Perspektiven und Kenntnisse ein. Aufgaben, Rollen und nächste Schritte werden gemeinsam abgestimmt. Eine koordinierende Person organisiert den Austausch und behält den Zeitrahmen im Blick. Sie kontrolliert jedoch nicht jeden Arbeitsschritt: Die Verantwortung für das Ergebnis trägt das gesamte Team. Die Lösung entsteht schrittweise. Das Team klärt zunächst Aufgabe, Rahmen und Ziel, entwickelt erste Ergebnisse, erprobt diese praktisch und nimmt notwendige Anpassungen vor. Nach jeder Arbeitsphase werden sowohl das Ergebnis als auch die Zusammenarbeit ausgewertet.

Im Projekt PAL arbeiteten Forschende und Unternehmensvertretende in Labteams an konkreten Fragen zur Einführung von KI und datenbasierten Assistenzsystemen. Anschließend werteten sie ihre Erfahrungen gemeinsam aus: Was hat sich bewährt? Wo lagen typische Stolperfallen? Welche Lösungen helfen bei wiederkehrenden Problemen? Dabei wurde deutlich: Für eine praxistaugliche Einführung zählt nicht allein die Technik. Auch Aufgaben, Abläufe, Beteiligung und Kommunikation müssen von Anfang an mitgedacht werden.

Methoden allein machen ein Unternehmen noch nicht agil. Wichtig ist eine gemeinsame Haltung, die von allen Organisationsmitgliedern getragen wird. Dazu gehören:

• offene und wertschätzende Kommunikation
• gegenseitige Unterstützung und Verlässlichkeit
• regelmäßiges und konstruktives Feedback
• ein offener Umgang mit Fehlern
• Neugier auf andere Perspektiven
• Bereitschaft, bisherige Vorgehensweisen zu hinterfragen
• Mut, mit guten statt perfekten Lösungen zu arbeiten

Sie müssen nicht sofort Ihr gesamtes Unternehmen umkrempeln. Wählen Sie zunächst eine kleine, klar abgrenzbare Aufgabe, bei der Anforderungen noch offen sind oder unterschiedliche Perspektiven zusammengebracht werden müssen.

Fünf Fragen helfen beim Einstieg:

1. Welches konkrete Problem möchten wir bearbeiten?
2. Für wen soll die Lösung einen Nutzen schaffen?
3. Welche Erfahrungen und Perspektiven benötigen wir im Team?
4. Welche Zeit, Ressourcen und Entscheidungsspielräume stehen zur Verfügung?
5. Wann und von wem können wir Rückmeldung zu ersten Ergebnissen erhalten?

Werten Sie anschließend gemeinsam aus, wie Sie die agile Zusammenarbeit erlebt haben: Was hat gut funktioniert? Wo gab es Schwierigkeiten? Und was möchten Sie beim nächsten Mal anders machen?

So lässt sich agile Zusammenarbeit in einem überschaubaren Rahmen erproben und anschließend gemeinsam bewerten.

Factsheet „Agile Führung“

Erfahren Sie, wie Führungskräfte Orientierung geben, Verantwortung teilen und Lernen im Arbeitsalltag ermöglichen können.

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Factsheet „Agile Labteams“

Erfahren Sie, für welche Aufgaben sich agile Labteams eignen und wie die gemeinsame Arbeit Schritt für Schritt gestaltet werden kann.

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